Filmsubsidies – deel 3: draaitabel

Er zijn allerlei vragen die je kunt stellen aan de data in deze spreadsheet. Welke films hebben de grootste bijdragen, bijvoorbeeld. Dat is een kwestie van simpel sorteren op de kolom Bedrag. Tenzij een film meerdere keren voorkomt.

Draaitabellen bieden de uitkomst. Met draaitabellen kun je namelijk data structureren en groeperen, en daardoor veel meer informatie uit de spreadsheet halen. Je kunt ook vragen beantwoorden als: welke aanvragers kregen de meeste bijdragen of opgeteld het grootste bedrag toegewezen? Welke regisseurs? Meerdere toekenningen worden bij elkaar opgeteld en gegroepeerd weergegeven. Dat is reuze handig.

Met draaitabellen schep je in een paar muisklikken overzicht in de data

Er zit wel een addertje onder het gras. Als er verschillende schrijfwijzen worden gebruikt bij een en dezelfde filmtitels of bij namen van personen – of er zit een tikfoutje in – dan worden die gezien als verschillende titels en namen. En dan krijg je dus niet alle gegevens onder één noemer. Je kunt de data door Google Refine halen om de schrijfwijze op te schonen. Je kunt zelfs een Access-database aanmaken waarin je elke filmtitel en elke naam een unieke ID geeft, waardoor je geen last meer hebt van eventuele tikfouten. Maar dat voert nu te ver.

Bijdragen die aanvrager Topkapi Films toegekend kreeg

Let even op of de data in het goede format staat. De bedragen blijken namelijk als tekst in de tabel te staan, waardoor Excel die in de draaitabel niet kan optellen. Selecteer daarom de kolom (exclusief de kolomkop), klik op het uitroeptekentje dat verschijnt en kies voor de optie ‘Converteren naar getal’.

Via Data of Gegevens (afhankelijk van je Excel-versie) voeg je een Draaitabel in. Zorg ervoor dat alle gegevens in de spreadsheet geselecteerd zijn. Handig is om de draaitabel op een nieuw werkblad te plaatsen. Dat is een van de opties waar Excel standaard om vraagt.

Aan de linkerkant, in het veld voor de rijen, zet je de titels, of de regisseurs als je die wilt meenemen, of de aanvrager. In de lege ruimte daarnaast, voor de kolommen met waarden, sleep je het item Bedrag. Excel zal in sommige Excel-versies in eerste instantie niet de bedragen vermelden, maar het aantal keren dat het item voorkomt. Dat kun je veranderen door op een van de cellen in die tweede kolom te klikken met de rechtermuisknop en naar Veldinstellingen te gaan (of via het lint met opties boven in beeld). Daar kies je voor ‘Som’ in plaats van ‘Aantal’. Als je op OK klikt, wordt de berekening voor alle cellen gelijk aangepast.

Met Overzichtsindeling kun je in Excel de data over verschillende kolommen verspreiden

Tot slot: vraag je altijd af wat voor informatie er precies in de database zit en wat alle definities betekenen. Zo kent het Filmfonds verschillende soorten bijdrage-toekenningen, zoals scenario-ontwikkeling, suppletie, realisering, met elk hun eigen voorwaarden. Wil je over data publiceren, dat is ook de context van belang.

Volgende: 4-resultaten
Vorige: 2-een scraper maken

Laat wat van je horen

*